Wat kan een Automated Attendant voor jouw bedrijf betekenen?

Een Automated Attendant kun je zien als een eenvoudig Interactive Voice Response systeem. Ik weet zeker dat jijzelf ook een \'IVR\' herkent. Zodra je een bedrijf belt en meteen een stem krijgt die zegt :"druk 1 voor sales, druk 2 voor support, etc..." weet je dat er een systeem achter zit. Juist, dit is een Automated Attendant. Een automatische bediende is een vertaling. Een systeem dat automatisch opneemt en hulp bied.

Vaker word dit afgekort tot AA. Een AA doet eenvoudige taken. Doorschakelen naar een ander toestel. De beller laten uitkomen in een voicemail van iemand of een afdeling. Een bericht laten horen welke de reguliere kantoortijden zijn. Bellers kunnen een keuze voorgelegt krijgen waardoor men in een ander menu terecht komt maar bijvoorbeeld door de 0 in te drukken weer terugkeren naar hun vorige menu. Als je AA\'s tegenkomt is meestal de 0 wel voor hetzelfde ingesteld. Je gaat dan terug naar het vorige of hoofdmenu of je komt meteen uit op een voicemail. Veel Automated Attendants hebben ook een standaard waarde ingesteld van bijvoorbeeld 20 seconden als de gebruiker niet zou intikken of niet kan intikken omdat DTMF niet werkt, wat de AA dan moet doen. In veel gevallen zullen bedrijven de keuze maken tussen of doorschakelen naar een echte telefoniste (klantvriendelijk) of simpel de verbinding verbreken.

Tegenwoordig heeft een AA wel de keuzemogelijkheid om via dagdelen andere routeringen te kiezen. Bijvoorbeeld tijdens en buiten openingstijden. Je kunt dan verschillende keuze mogelijkheden laten horen afhankelijk van de datum en eventueel hoelaat dat het bedrijf gebeld wordt.

Vaak zal de AA tijdens openingstijden normale doorschakeling regelen terwijl buiten kantoortijden een melding komt dat kantoor geopend is van die tijd tot die tijd en die en die dagen.

Mocht je de wens hebben dat mensen een lotnummer of klantnummer in kunnen tikken om te kijken of ze prijs hebben gewonnen of gemakkelijker geholpen kunnen worden moet je een IVR dit laten regelen. Regelmatig zie ik dat de termen AA en IVR als synoniem gebruikt worden. Vraag dus even na wat je wilt of dit kan met hun implementatie van Automated Attendant of Interactive Voice Reponse systeem.

In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Dankzij de nauwverwevenheid van VoIP telefooncentrales met de computer is dit voor iedereen bereikbaar gekomen. Zodra bedrijven de voordelen horen van een Auto Attendant of een IVR nemen ze vaak alleen daardoor al een IP telefooncentrale. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld ook inbellen om hun voicemail af te luisteren.



Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.